Hóa đơn điện tử xuất theo yêu cầu, gửi sau khi giao hàng
Hóa đơn VAT được xuất điện tử theo đúng thông tin doanh nghiệp và gửi qua email ngay sau khi giao hàng. Nên chuẩn bị sẵn và gửi chính xác tên công ty, mã số thuế và địa chỉ ngay từ lúc đặt hàng, vì việc xuất sai thông tin rồi phải xuất hóa đơn điều chỉnh luôn mất thêm thời gian so với việc cung cấp đúng ngay từ đầu.
Thanh toán chuyển khoản, đơn lớn có thể đặt cọc
Hình thức thanh toán phổ biến cho đơn doanh nghiệp là chuyển khoản. Với đơn hàng giá trị lớn, có thể đặt cọc một phần khi xác nhận đơn, phần còn lại thanh toán khi nhận hàng. Với việc hạch toán, nên trao đổi trước với bên bán về thời điểm xuất hóa đơn tương ứng với đợt thanh toán nào, để khớp đúng với kỳ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.
Chốt đơn sớm để có đủ thời gian xử lý chứng từ
Với các công ty cần hạch toán chi phí quà tặng, phúc lợi trong cùng kỳ (ví dụ trước khi khóa sổ quý hoặc trước Trung thu), nên đặt hàng đủ sớm để có thời gian nhận hóa đơn, kiểm tra thông tin và xử lý trước hạn khóa sổ, thay vì đặt sát ngày rồi bị động chờ hóa đơn về kịp.
Giao nhiều địa điểm vẫn xuất được một hóa đơn
Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc cần giao theo danh sách nhiều địa điểm, việc giao hàng phân tán không ảnh hưởng đến việc xuất hóa đơn theo đúng thông tin công ty mẹ hoặc đơn vị đặt hàng. Nên thông báo trước danh sách địa điểm giao để bên bán sắp xếp vận chuyển và chứng từ đi kèm cho đúng.
Xem thêm các bước chuẩn bị trước khi đặt hàng số lượng lớn trong bài kinh nghiệm mua bánh trung thu sỉ, giá gốc cho doanh nghiệp.
