Bài này tổng hợp những câu phòng kế toán thường hỏi chúng tôi khi đặt quà Trung thu, kèm tên các văn bản mà kế toán thường dẫn để tự tra. Chúng tôi là nhà phân phối bánh, không phải đơn vị tư vấn thuế, nên phần kết luận cho từng trường hợp cụ thể cần kế toán hoặc đại lý thuế của quý doanh nghiệp xác nhận trên bản văn bản đang có hiệu lực. Một số quy định về hàng hoá dùng để biếu tặng đã thay đổi theo Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 có hiệu lực từ 01/07/2025, nên phần này càng cần đối chiếu bản mới nhất.
Khoản chi này có được tính vào chi phí được trừ không
Chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động, trong đó có chi cho các ngày lễ trong năm, được hướng dẫn tại Thông tư 96/2015/TT-BTC. Điểm mà kế toán nào cũng nhắc là có một mức khống chế theo tổng chi phúc lợi trong năm tính thuế, tính theo lương bình quân, chứ không phải chi bao nhiêu cũng được trừ.
Nghĩa là câu hỏi thực tế không phải "quà Trung thu có được trừ không" mà là "tổng các khoản phúc lợi trong năm đã đến mức khống chế chưa". Doanh nghiệp đã chi nhiều cho nghỉ mát, Tết, sinh nhật thì phần Trung thu có thể chạm ngưỡng. Đây là việc kế toán cần tính trên số của cả năm, không tính riêng từng khoản.
Hai điều kiện thường được nêu kèm: khoản chi có hoá đơn chứng từ hợp pháp, và khoản chi được ghi trong một trong các văn bản nội bộ của doanh nghiệp như quy chế tài chính, quy chế thưởng, thoả ước lao động tập thể hoặc hợp đồng lao động. Điều kiện thứ hai là điều kiện dễ chuẩn bị nhất mà lại hay bị bỏ, vì nó chỉ cần một dòng trong quy chế nội bộ ban hành từ đầu năm.
Mức khống chế cụ thể: tổng các khoản chi phúc lợi trong năm không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp (Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, sửa đổi khoản 2.30 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, được giữ nguyên nguyên tắc qua các lần sửa đổi tiếp theo). Phần vượt mức này bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Cách tính "01 tháng lương bình quân" dựa trên quỹ lương thực tế đã chi trong năm, nên kế toán cần lấy đúng số liệu của doanh nghiệp mình để so, không dùng số chung.
Nhân viên nhận quà có bị tính thuế thu nhập cá nhân không
Đây là câu khó nhất và cũng là câu không nên trả lời dứt khoát trong một bài viết. Nguyên tắc mà kế toán thường dẫn từ Thông tư 111/2013/TT-BTC là phân biệt theo cách chi: khoản chi ghi rõ tên cá nhân được hưởng thì có xu hướng tính vào thu nhập chịu thuế của người đó, còn khoản chi chung cho tập thể mà không xác định được từng người hưởng bao nhiêu thì xử lý khác.
Trong thực tế, một đơn bánh phát đồng loạt mỗi người một hộp giống nhau và một đơn tặng phiếu quà theo tên từng người là hai tình huống khác nhau về chứng từ, dù số tiền giống nhau. Đây là chỗ kế toán cần quyết dựa trên cách doanh nghiệp thực sự phát quà và ghi nhận, không phải dựa trên loại hàng hoá.
Chúng tôi nêu điều này ra vì nó ảnh hưởng tới cách lập danh sách nhận quà, và danh sách đó thì phải chuẩn bị trước ngày phát chứ không dựng lại được sau.
Có phải lập hoá đơn khi công ty đem bánh đi biếu tặng không
Quy định về việc lập hoá đơn cho hàng hoá dùng để cho, biếu, tặng nằm trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hoá đơn, chứng từ. Điều này áp cho bên đem hàng đi tặng, tức là doanh nghiệp, không phải cho bên bán bánh.
Nói cách khác, doanh nghiệp có hai loại hoá đơn cần nghĩ tới trong cùng một đơn quà Trung thu: hoá đơn đầu vào do chúng tôi xuất khi bán hàng, và hoá đơn đầu ra mà doanh nghiệp có thể phải lập khi đem hàng đi biếu tặng. Phần thứ hai là phần hay bị bỏ sót, đặc biệt với quà tặng cho khách hàng và đối tác bên ngoài.
Cách xử lý cụ thể có thay đổi theo quy định mới về thuế giá trị gia tăng, nên đây là điểm bắt buộc kế toán phải đối chiếu văn bản hiện hành trước khi làm.
Điểm cụ thể trong Luật mới: Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 (hiệu lực từ 01/07/2025), Điều 7 khoản 1 điểm c, quy định giá tính thuế đối với hàng hoá dùng để trao đổi, tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, cho là giá tính thuế của hàng hoá cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh - tức là doanh nghiệp phải kê khai và tính thuế trên hàng đem đi biếu tặng như thể đang bán hàng đó, không phải để giá bằng 0. Luật cũ trước đây áp dụng nguyên tắc tương tự qua nghị định và thông tư hướng dẫn; điểm mới là nguyên tắc này nay được đưa thẳng vào luật. Có một điểm dễ nhầm: luật cũng bổ sung quy định riêng cho hàng khuyến mại đúng quy định pháp luật thương mại thì giá tính thuế bằng 0 - nhưng quà Trung thu tặng nhân viên hoặc đối tác không thuộc diện khuyến mại theo Luật Thương mại, nên áp đúng quy tắc "giá hàng cùng loại" ở trên, không áp mức 0. Quốc hội cũng đã thông qua Luật sửa đổi, bổ sung Luật Thuế GTGT 2024 (Luật số 149/2025/QH15) ngày 10/12/2025; nội dung sửa đổi chủ yếu về quản lý thuế thương mại điện tử, kế toán nên đối chiếu thêm văn bản này để chắc không có điều chỉnh liên quan.
Thuế giá trị gia tăng đầu vào của đơn quà tặng
Câu hỏi thường gặp là hoá đơn mua bánh có được khấu trừ thuế đầu vào hay không. Nguyên tắc chung của khấu trừ là hàng hoá dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, và kế toán cần xét khoản chi phúc lợi này theo đúng nguyên tắc đó cùng với điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hoá đơn từ một mức giá trị nhất định.
Chi tiết mức giá trị và điều kiện chứng từ cũng thuộc nhóm quy định đã có thay đổi, nên vẫn là việc của kế toán. Phần chúng tôi kiểm soát được là hoá đơn đúng loại, đúng thông tin, đúng thời điểm, và nhận thanh toán bằng chuyển khoản.
Bộ chứng từ nên giữ cho khoản chi này
| Chứng từ | Ai lo | Ghi chú |
|---|---|---|
| Quy chế nội bộ có ghi khoản chi phúc lợi lễ tết | Doanh nghiệp | Nên ban hành từ đầu năm, không lập lùi ngày |
| Tờ trình và phê duyệt của lãnh đạo | Doanh nghiệp | Kèm số lượng, mức chi, phương án |
| Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng | Hai bên ký | Xem bài hồ sơ đơn hàng |
| Hoá đơn giá trị gia tăng đầu vào | Nhà cung cấp xuất | Đúng tên, mã số thuế, địa chỉ theo đăng ký |
| Chứng từ thanh toán chuyển khoản | Kế toán bên mua | Chuyển từ tài khoản công ty, không từ tài khoản cá nhân |
| Biên bản giao nhận hàng | Hai bên ký khi giao | Ghi số lượng thực nhận |
| Danh sách nhận quà có ký nhận | Doanh nghiệp | Chuẩn bị mẫu trước ngày phát |
Chúng tôi xuất hoá đơn điện tử theo đúng thông tin doanh nghiệp và gửi qua email sau khi giao hàng, ký hợp đồng với đơn giá trị lớn, và mang biên bản giao nhận theo khi giao để hai bên cùng kiểm đếm. Chi tiết phần hoá đơn nằm trong bài hoá đơn GTGT cho đơn quà Trung thu.
Hai điều nên làm trước khi chốt đơn, không phải sau
Gửi thông tin xuất hoá đơn ngay khi xác nhận đơn. Tên đơn vị đúng theo đăng ký kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ, email nhận hoá đơn. Hoá đơn xuất sai phải huỷ và xuất lại, và việc đó rơi vào tuần trước rằm thì rất mất thời gian cho cả hai bên.
Hỏi kế toán về mức khống chế phúc lợi trước khi chốt mức chi mỗi phần. Nếu tổng phúc lợi trong năm đã gần ngưỡng thì tốt hơn là biết trước khi chọn hộp, không phải sau khi trình duyệt. Cách phân tầng mức chi theo nhóm người nhận nằm trong bài mức chi mỗi phần quà cho nhân viên.
Nếu quý doanh nghiệp cần báo giá kèm mẫu hợp đồng và cam kết chứng từ đầy đủ để kế toán xem trước khi trình duyệt, gọi hoặc Zalo 0975 400 143 (Ms. Thúy) và 0963 33 79 39 (Ms. Dung). Chúng tôi là Công ty TNHH Thương Mại Trí Phong, mã số thuế 0315761008, phân phối chính thức 8 thương hiệu bánh trung thu từ năm 2005.
