Toàn bộ quy trình gồm sáu bước

Liên hệ và cung cấp số lượng dự kiến, nhận báo giá và chọn mã bánh, xin bánh mẫu nếu đặt số lượng lớn, chốt đơn và ký hợp đồng, in logo hoặc thiệp chúc nếu có, và cuối cùng là giao hàng kèm xuất hóa đơn. Không phải đơn nào cũng cần đủ cả sáu bước, ví dụ đơn nhỏ hoặc đặt gấp có thể bỏ qua bước xin bánh mẫu, nhưng nắm trước toàn bộ quy trình giúp ước lượng đúng thời gian cần chuẩn bị.

Bước 1: Liên hệ và cung cấp số lượng dự kiến

Nên báo ngay khoảng số lượng dự kiến, ví dụ 30 đến 50 hộp, 50 đến 100 hộp hoặc trên 300 hộp, cùng ngân sách mỗi phần ngay từ lần liên hệ đầu, thay vì hỏi giá chung chung. Cung cấp đủ hai thông tin này giúp chuyên viên phụ trách báo đúng mức chiết khấu áp dụng được ngay, tránh mất thời gian trao đổi qua lại nhiều vòng.

Bước 2: Nhận báo giá và chọn mã bánh

Sau khi có số lượng và ngân sách, bên bán gửi báo giá kèm các mã bánh phù hợp theo từng mức. Đây là lúc nên hỏi rõ những gì đi kèm mức giá: có hỗ trợ bánh mẫu, in logo, xuất hóa đơn VAT hay giao hàng miễn phí không, để có bức tranh đầy đủ trước khi so sánh giữa các phương án.

Bước 3: Xin bánh mẫu nếu đặt số lượng lớn

Với đơn số lượng lớn, nên xin bánh mẫu để kiểm tra hương vị và hình thức trước khi chốt số lượng chính thức. Những gì cần hỏi và kiểm khi nhận bánh mẫu nằm trong bài xin bánh mẫu và nghiệm thu đơn số lượng lớn.

Bước 4: Chốt đơn, hợp đồng và đặt cọc

Với đơn hàng giá trị lớn, thường cần tờ trình nội bộ trước khi ký hợp đồng, sau đó đặt cọc một phần khi xác nhận đơn, phần còn lại thanh toán khi nhận hàng. Toàn bộ giấy tờ cần chuẩn bị cho bước này, gồm cả biên bản giao nhận sau này, nằm trong bài hồ sơ một đơn quà Trung thu.

Bước 5: In logo hoặc thiệp chúc nếu có

Nếu công ty cần in logo doanh nghiệp lên hộp hoặc kèm thiệp chúc riêng, nên xác nhận yêu cầu này ngay từ bước chốt đơn, không bổ sung sau, vì in logo cần thời gian chuẩn bị khuôn in riêng. Mức chi phí thường gặp và thời gian cần thiết nằm trong bài chi phí in logo doanh nghiệp lên hộp bánh trung thu.

Bước 6: Giao hàng và xuất hóa đơn

Giao hàng miễn phí áp dụng tại TP.HCM và các khu công nghiệp lân cận, có hỗ trợ giao gấp khi đơn cận ngày và giao tới nhiều địa điểm nếu công ty có nhiều chi nhánh. Hóa đơn điện tử xuất theo yêu cầu, thường gửi sau khi giao hàng; nên gửi đúng thông tin xuất hóa đơn ngay từ bước đặt hàng để tránh phải chỉnh sửa. Chi tiết cách tổ chức giao nhiều điểm nằm trong bài giao bánh trung thu tới nhiều chi nhánh, còn quy định xuất hóa đơn nằm trong bài xuất hóa đơn VAT khi mua bánh trung thu số lượng lớn.

Toàn bộ quy trình mất bao lâu

Thời gian cần thiết phụ thuộc vào việc đơn có xin bánh mẫu, có in logo hay không và số lượng đặt, nên không có một con số áp dụng chung cho mọi đơn hàng. Nguyên tắc chung là càng đặt sớm trong mùa, càng có nhiều thời gian dự phòng cho từng bước và càng dễ giữ được mức chiết khấu tốt nhất; mốc thời gian gợi ý cho từng loại nhu cầu nằm trong bài nên đặt bánh trung thu cho công ty từ khi nào. Nếu đã sát rằm mà chưa đặt, phương án rút gọn quy trình nằm trong bài đặt bánh trung thu gấp sát rằm.