Việc này thường rơi vào người chưa từng làm
Đặt quà Trung thu hiếm khi là việc của một bộ phận cố định. Năm nay hành chính làm, năm sau nhân sự làm, có công ty giao cho trợ lý hoặc kế toán. Người nhận việc thường không có hồ sơ mùa trước để tham chiếu, trong khi đây là khoản chi có thể lên tới vài chục triệu và có hạn chót không dời được.
Bài này viết cho tình huống đó: chưa biết bắt đầu từ đâu, và cần một thứ tự làm việc để không phải quay lại sửa.
Ba con số cần có trước khi liên hệ bất kỳ ai
Số người nhận, tổng ngân sách, và ngày cần có hàng. Thiếu một trong ba thì mọi báo giá nhận được đều chỉ để tham khảo, và thường phải trao đổi thêm vài vòng mới ra được phương án dùng được.
Số người nhận nên là con số đã cộng cả phần dự phòng, không phải con số trên bảng lương. Thực tế luôn phát sinh: nhân viên mới vào, người ở chi nhánh khác, khách ghé thăm đúng dịp, hộp bị móp khi vận chuyển. Đặt sát số thì cuối cùng phải đặt bổ sung một đơn nhỏ với mức chiết khấu thấp hơn hẳn.
Tổng ngân sách quan trọng hơn mức chi mỗi phần, vì mức chi mỗi phần suy ra được còn tổng thì không. Muốn biết mức chi đó mua được gì, đối chiếu với bảng giá 2026 của 8 thương hiệu đang đăng công khai. Nếu chưa được duyệt con số cuối, cứ lấy khoảng ước lượng, ví dụ 30 đến 40 triệu, vẫn hơn là để trống. Cách chia tổng thành mức chi từng nhóm nằm trong bài ngân sách quà Trung thu tặng nhân viên bao nhiêu là hợp lý.
Ngày cần có hàng phải là ngày phát cuối cùng
Đây là chỗ hay tính nhầm nhất. Nếu công ty phát quà rải ra nhiều đợt, hoặc có chi nhánh nhận sau, thì mốc cần tính là đợt cuối chứ không phải đợt đầu. Bánh trung thu có hạn dùng ngắn hơn nhiều loại thực phẩm đóng gói khác, nên đợt phát cuối mới là ràng buộc thật.
Trung thu 2026 rơi vào ngày 25/9. Từ mốc đó tính lùi ra lịch làm việc, chi tiết trong bài nên đặt bánh trung thu cho công ty từ khi nào.
Thứ tự làm việc để không phải quay lại sửa
Chốt số lượng và ngân sách trước, chọn hãng sau, chọn mã sau cùng. Làm ngược lại là lỗi phổ biến: nhiều người bắt đầu bằng việc xem mẫu bánh nào đẹp, mê một mẫu, rồi phát hiện nhân với số lượng thì vượt ngân sách và phải chọn lại từ đầu.
Riêng phần in logo, nếu công ty muốn có thì phải nêu ngay từ đầu chứ không bổ sung sau khi đã chốt mã, vì việc in cần thời gian sắp vào lịch sản xuất của hãng. Xem bài in logo lên hộp bánh trung thu.
Toàn bộ các bước từ hỏi giá tới nhận hàng nằm trong bài quy trình đặt bánh trung thu cho doanh nghiệp.
Bốn câu nên hỏi nhà cung cấp ngay lần liên hệ đầu
Mức chiết khấu áp cho đúng số lượng của công ty là bao nhiêu. Đừng hỏi chung chung là có chiết khấu không, vì câu trả lời sẽ là có mà không kèm con số. Đưa số lượng dự kiến ra trước.
Có xuất hoá đơn giá trị gia tăng không, và xuất khi nào. Câu này quyết định khoản chi có được hạch toán hay không, xem bài xuất hóa đơn VAT khi mua số lượng lớn.
Có xin bánh mẫu trước khi chốt được không. Với đơn vài trăm hộp thì đây là việc nên làm, vì ảnh chụp không nói được gì về chất lượng hộp thật.
Giao được tới bao nhiêu địa điểm và có tính thêm phí không. Công ty nhiều chi nhánh nên hỏi ngay từ đầu thay vì để tới lúc chốt đơn.
Đừng chỉ so giá giữa các báo giá
Ba báo giá đặt cạnh nhau thường chênh nhau vài phần trăm, và người mới hay chọn cái rẻ nhất. Nhưng giá niêm yết từng mã do hãng công bố nên gần như giống nhau ở mọi nơi, phần chênh nằm ở chiết khấu và ở những thứ không ghi trong bảng giá.
Những thứ đó gồm: có bánh mẫu không, có hỗ trợ in logo không, giao mấy điểm, xuất hoá đơn thế nào, và xử lý ra sao khi hộp móp hoặc thiếu hàng. Một báo giá rẻ hơn 2% nhưng không giao tới chi nhánh thì thực tế đắt hơn. Cách đối chiếu đầy đủ nằm trong bài so sánh báo giá từ nhiều nhà cung cấp.
Hai việc làm ngay trong ngày nhận hàng
Kiểm ngày sản xuất in trên hộp, không chỉ đếm số lượng. Nếu công ty phát rải nhiều đợt thì nói rõ điều này khi đặt để được ưu tiên lô mới nhất.
Ký biên bản giao nhận có ghi số lượng và tình trạng hàng. Đây là giấy quan trọng nhất trong ngày giao, và cũng là thứ cần khi có tranh chấp về hộp móp hay thiếu hàng. Chi tiết nằm trong bài xin bánh mẫu và nghiệm thu đơn số lượng lớn và bài hồ sơ và hợp đồng đặt bánh trung thu.
Lưu lại cho người làm năm sau
Việc mất năm phút nhưng tiết kiệm cả buổi cho mùa sau: ghi lại số lượng đã đặt, mã bánh đã chọn, mức chiết khấu nhận được, tên và số điện thoại người phụ trách bên bán, cùng những gì phát sinh trong mùa. Năm sau người làm có thể là người khác, và không có gì để tham chiếu là lý do chính khiến mọi thứ phải làm lại từ đầu.
Nguyên tắc chung khi làm việc với nhà phân phối nằm trong bài kinh nghiệm mua bánh trung thu sỉ giá gốc từ nhà phân phối.
