Hồ sơ một đơn quà Trung thu: từ tờ trình nội bộ đến biên bản giao nhận

Bài này viết cho người phụ trách mua hàng, hành chính hoặc nhân sự đang phải tự dựng bộ hồ sơ cho một khoản chi mỗi năm chỉ làm một lần. Phần thuế và hạch toán để riêng ở bài khác, đây chỉ nói giấy tờ.

Sáu giấy tờ và ai lập cái nào

Ngoài sáu thứ trên, nhiều doanh nghiệp còn cần một danh sách nhận quà có ký nhận của từng người. Đây là chứng từ nội bộ, bên bán không cấp được, nhưng nên chuẩn bị mẫu sẵn trước ngày phát vì lúc phát quà thì không ai có thời gian dựng biểu mẫu.

Tờ trình nội bộ cần có gì để không bị trả lại

Phần hay bị hỏi lại nhất trong một tờ trình mua quà Trung thu không phải số tiền, mà là căn cứ để chọn phương án đó thay vì phương án khác. Bốn thứ nên có sẵn:

1. Số lượng người nhận, tách theo nhóm. Công nhân, nhân viên văn phòng, quản lý, đối tác, mỗi nhóm một dòng với số lượng cụ thể.
2. Mức chi mỗi phần và tổng tiền, kèm mức chi năm trước nếu có, để người phê duyệt thấy được sự thay đổi.
3. Ít nhất hai phương án, ví dụ hai hãng khác nhau hoặc hai mức hộp khác nhau, kèm ảnh hộp và bảng giá bản PDF. Tờ trình chỉ có một phương án thường bị hỏi "còn cái nào khác không".
4. Mức chiết khấu đã đàm phán được, ghi rõ tính trên tổng đơn hay từng mã. Đây là phần chứng minh người đề xuất đã làm việc, không chỉ lấy giá niêm yết.

Bảng giá bản PDF theo từng hãng có ở trang bảng giá và chiết khấu, tải về đính vào tờ trình được luôn.

Bảy điều khoản đáng đọc kỹ trong hợp đồng

Hợp đồng mua bánh trung thu thường ngắn, nhưng có bảy chỗ nếu để chung chung thì đến lúc tranh chấp là không có căn cứ:

1. Danh mục hàng theo từng mã bánh, không ghi gộp kiểu "bánh trung thu hộp 4 bánh". Mã bánh phải đúng tên hãng công bố.
2. Đơn giá, mức chiết khấu và cách tính chiết khấu. Ghi rõ tính trên tổng giá trị đơn hay trên từng mã.
3. Giá đã gồm thuế giá trị gia tăng hay chưa. Chỗ này nếu để mơ hồ thì tổng tiền thanh toán lệch so với dự toán.
4. Thời gian và địa điểm giao hàng, gồm cả danh sách nhiều điểm nếu có, và bên nào chịu chi phí giao.
5. Cách xử lý hàng lỗi khi nhận: hộp móp méo, thiếu số lượng, sai mã. Ai đổi, trong bao lâu.
6. Tiến độ thanh toán: đặt cọc bao nhiêu phần trăm, khi nào, phần còn lại khi nào.
7. Điều kiện thay đổi số lượng. Danh sách nhân sự thay đổi trong tháng 9 là bình thường, nên có một dòng cho phép điều chỉnh trong một khoảng nhất định trước ngày giao.

Điều khoản số 7 là điều khoản người mua hay quên nhất và cũng là điều khoản cứu được nhiều đơn. Với đơn số lượng lớn, nên chốt số lượng có dư một khoảng nhỏ ngay từ đầu thay vì trông vào việc bổ sung sát ngày, vì bổ sung sát ngày phụ thuộc hãng còn hàng hay không.

Đặt cọc và thanh toán

Với đơn giá trị lớn, cách thường dùng là đặt cọc một phần khi xác nhận đơn và thanh toán phần còn lại khi nhận hàng. Cọc có lý do thật: nhà phân phối phải giữ số lượng và mã bánh cho đơn đó trong khi hàng của hãng có hạn.

Ba điều cần thống nhất bằng văn bản:

• Mức cọc và thời điểm nộp - thường là một phần giá trị đơn hàng khi xác nhận đơn, phần còn lại thanh toán khi nhận hàng. Mức cụ thể tuỳ giá trị và thời điểm đặt, trao đổi trực tiếp khi chốt đơn.
• Cọc được trừ vào tổng tiền hàng, ghi rõ trong hợp đồng để kế toán đối chiếu.
• Trường hợp hủy đơn thì cọc xử lý thế nào, mốc thời gian nào còn hoàn được.

Chúng tôi nhận thanh toán bằng chuyển khoản theo thông tin trên báo giá hoặc hợp đồng. Thanh toán chuyển khoản đúng tên đơn vị là điều kiện cần cho phần chứng từ, nên tránh chuyển từ tài khoản cá nhân rồi xin hoá đơn tên công ty.

Biên bản giao nhận là giấy quan trọng nhất trong ngày giao hàng

Biên bản giao nhận ghi ba thứ: số lượng thực nhận theo từng mã, tình trạng hàng khi nhận, và ngày giờ nhận. Nó là căn cứ duy nhất nếu sau đó phát hiện thiếu hàng hoặc hàng hỏng.

Điều cần chuẩn bị từ phía doanh nghiệp: cử một người có thẩm quyền ký nhận, không để bảo vệ ký thay. Với đơn nghìn hộp giao vào giờ tan ca, đây là chỗ hay bị bỏ qua nhất, và tới lúc phát quà mới phát hiện thiếu thì đã không còn căn cứ.

Hàng của chúng tôi được kiểm đếm cùng đại diện doanh nghiệp ngay khi giao. Hộp móp méo hoặc hư hỏng do vận chuyển được đổi mới trong thời gian sớm nhất. Cách kiểm cụ thể nên kiểm gì nằm trong bài biên bản nghiệm thu khi giao hàng.

Hoá đơn giá trị gia tăng: chốt thông tin trước ngày giao

Hoá đơn xuất sai thông tin phải huỷ và xuất lại, và việc này rơi vào tuần cao điểm trước rằm thì rất mất thời gian. Nên gửi trước cho nhà cung cấp: tên đơn vị đúng theo đăng ký, mã số thuế, địa chỉ trên đăng ký kinh doanh, email nhận hoá đơn.

Một chi tiết hay bị lẫn: nếu công đoàn cơ sở là bên chi tiền thì hoá đơn xuất cho công đoàn, không xuất cho công ty. Hai bên khác nhau về mã số thuế nên phải nói rõ từ khi chốt đơn.

Chúng tôi xuất hoá đơn điện tử theo đúng thông tin doanh nghiệp và gửi qua email sau khi giao hàng. Chi tiết phần hoá đơn nằm trong bài những điều kế toán cần biết về hoá đơn VAT, còn phần đưa khoản chi này vào chi phí thì xem hạch toán chi phí quà Trung thu.

Ba lỗi khiến hồ sơ phải làm lại

Chốt đơn qua tin nhắn rồi mới xin hợp đồng. Sau khi hàng đã giao thì hợp đồng chỉ còn là hình thức, và mọi điều khoản bảo vệ người mua đã mất tác dụng. Hợp đồng phải có trước ngày giao.

Báo giá không có mã số thuế của bên bán. Báo giá chỉ có tên website và số điện thoại thì không đính vào tờ trình được, và phải xin lại đúng lúc gấp.

Thông tin xuất hoá đơn chốt sau khi giao hàng. Đây là lỗi phổ biến nhất và cũng dễ tránh nhất: gửi thông tin xuất hoá đơn ngay khi xác nhận đơn, không đợi tới ngày giao.

Nếu quý doanh nghiệp cần mẫu hợp đồng và báo giá đúng định dạng để trình duyệt, gửi cho chúng tôi số lượng dự kiến và thông tin đơn vị, chúng tôi chuẩn bị trong ngày. Gọi hoặc Zalo 0975 400 143 (Ms. Thúy) và 0963 33 79 39 (Ms. Dung). Xem thêm quy trình đặt hàng 4 bước để biết mỗi bước chúng tôi làm gì.