Chúng tôi phục vụ đơn của công đoàn cơ sở tại các nhà máy và doanh nghiệp ở TP.HCM và vùng lân cận từ năm 2005. Bài này viết theo đúng thứ tự mà một cán bộ công đoàn phải làm, từ lúc lên dự toán đến lúc phát quà xong và nộp chứng từ.
Chốt mức chi mỗi phần trước khi xem mẫu bánh
Mức chi cho mỗi phần quà Trung thu do công đoàn cơ sở quyết định theo quy chế chi tiêu nội bộ và dự toán được duyệt, và mức này khác nhau giữa các đơn vị tuỳ nguồn kinh phí. Chúng tôi không tư vấn phần này vì đó là thẩm quyền của ban chấp hành công đoàn và hướng dẫn của công đoàn cấp trên; cần đối chiếu văn bản hướng dẫn hiện hành của đơn vị mình trước khi chốt.
Phần chúng tôi làm được là ngược lại: cho biết mức chi đó mua được hộp nào của hãng nào. Cách nhanh nhất là gửi cho chúng tôi hai con số - số đoàn viên và mức chi tối đa mỗi phần - rồi nhận về danh sách các mã bánh nằm trong mức đó của cả 8 hãng, kèm ảnh hộp để đưa vào tờ trình. Thứ tự này tiết kiệm được vòng làm lại: nhiều đơn vị chọn mẫu trước, trình lên, rồi phát hiện vượt dự toán và phải chọn lại từ đầu.
Có một chi tiết ảnh hưởng trực tiếp tới mức chi mà ít người tính: chiết khấu tính trên tổng đơn. Nếu công đoàn và công ty cùng đặt quà trong mùa mà tách thành hai đơn nhỏ thì cả hai đều nằm ở bậc chiết khấu thấp. Gộp lại thành một đơn, hoá đơn xuất riêng theo từng bên, thì tổng đơn lên bậc cao hơn và mỗi phần quà đi xa hơn với cùng số tiền. Đây là cách làm thường xuyên và hợp lệ, chỉ cần thống nhất trước phần xuất hoá đơn.
Chọn hãng nào cho mức chi bị giới hạn
Khi mức chi mỗi phần đã cố định, hãng có chiết khấu rộng cho phép chọn hộp tốt hơn trong cùng khoản tiền:
| Thương hiệu | Chiết khấu tối đa | Thường dùng cho |
|---|---|---|
| Đồng Khánh | đến 40% | Đơn đại trà cho toàn thể đoàn viên |
| Bibica | đến 32% | Đơn đại trà, mẫu hộp thay đổi hàng năm |
| Đại Phát | đến 32% | Đơn đại trà, bánh thủ công |
| Kinh Đô | đến 30% | Khi đoàn viên quen tên thương hiệu |
| KIDO's Bakery | đến 30% | Đơn vị có nhiều lao động trẻ |
| Givral | đến 19% | Phần quà cho ban lãnh đạo, khách mời |
| Brodard | đến 19% | Phần quà biếu, số lượng ít |
| Như Lan | đến 9% | Khi có yêu cầu cụ thể theo tên hãng |
Danh sách mã bánh và bậc chiết khấu chi tiết nằm trong bảng giá 8 hãng để chọn theo mức chi, mỗi hãng có file PDF tải về để đính kèm dự toán.
Chiết khấu tính theo khoảng số lượng chung của cả đơn - báo càng sớm khoảng số lượng dự kiến (ví dụ 30-50 hộp, 50-100 hộp, 100-300 hộp hoặc trên 300 hộp) thì càng dễ nhận đúng mức áp dụng, mốc cụ thể để lên bậc cao hơn tuỳ từng hãng. Nếu công đoàn và công ty cùng đặt trong mùa, gộp chung một đơn để cộng dồn lên bậc cao hơn - xem cách vận dụng trong bài cách đàm phán chiết khấu bánh trung thu số lượng lớn.
Quà cho con đoàn viên khác quà cho đoàn viên ở đâu
Nhiều công đoàn cơ sở tổ chức cả hai khoản trong cùng dịp: một phần cho đoàn viên và một phần cho con đoàn viên trong độ tuổi quy định. Hai khoản này nên tách ngay từ dự toán vì tiêu chí chọn khác nhau hoàn toàn.
Phần cho đoàn viên là quà mang về gia đình, nên hộp cần ra dáng quà và nên có túi kèm. Phần cho con đoàn viên thường đi cùng một buổi sinh hoạt hoặc phát tại chỗ, nên bánh nhỏ, dễ chia, và vị ngọt nhẹ được nhận tốt hơn bánh nhân mặn truyền thống.
Về số lượng, phần cho con đoàn viên hay bị tính sai nhất vì danh sách phụ thuộc số con trong độ tuổi, không phải số đoàn viên. Cần chốt danh sách này trước khi đặt, và nên có dư một khoảng nhỏ, vì bổ sung sát ngày phụ thuộc hàng còn hay không.
Bộ chứng từ cần yêu cầu nhà cung cấp giao kèm
Đây là phần quyết định việc thanh quyết toán có bị trả lại hay không, và cũng là phần cán bộ công đoàn nên yêu cầu bằng văn bản ngay khi chốt đơn thay vì hỏi sau khi giao hàng.
Bốn thứ cần có:
- Báo giá có thông tin đơn vị bán đầy đủ: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ. Báo giá gửi qua tin nhắn không có các thông tin này thường không dùng được để trình duyệt.
- Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng ghi rõ số lượng, mã bánh, đơn giá, mức chiết khấu, thời gian giao, cách thanh toán.
- Biên bản giao nhận có ký của cả hai bên, ghi đúng số lượng thực nhận và ngày nhận.
- Hoá đơn giá trị gia tăng xuất đúng tên và mã số thuế của bên chi tiền. Chỗ này cần nói rõ từ đầu: hoá đơn xuất cho công đoàn cơ sở hay xuất cho công ty là hai thông tin khác nhau, xuất sai thì phải huỷ và xuất lại, mất thời gian đúng lúc gần rằm.
Ngoài bốn thứ trên, phần lớn đơn vị còn cần một danh sách nhận quà có ký nhận của từng người, nhưng đây là chứng từ nội bộ do công đoàn tự lập, không phải bên bán cấp.
Chúng tôi xuất hoá đơn điện tử theo đúng thông tin bên chi tiền và gửi qua email sau khi giao hàng. Chi tiết phần hoá đơn nằm trong bài hoá đơn giá trị gia tăng cho đơn quà tặng, còn toàn bộ bộ hồ sơ theo từng bước nằm trong hồ sơ và chứng từ của một đơn quà Trung thu.
Lịch làm việc lùi từ ngày phát quà
Trung thu 2026 là ngày 25/09/2026. Nếu công đoàn dự định phát quà trước rằm một tuần thì lịch lùi như sau:
| Mốc | Việc cần xong |
|---|---|
| Trước 25/08 | Chốt dự toán, mức chi mỗi phần, số lượng theo hai nhóm |
| Trước 01/09 | Xin bánh mẫu, chốt mã bánh, chốt hợp đồng và thông tin hoá đơn |
| Trước 10/09 | Chốt danh sách người nhận cuối cùng, chốt số điểm giao |
| 15/09 đến 18/09 | Nhận hàng, kiểm đếm, ký biên bản giao nhận |
| 18/09 đến 24/09 | Phát quà theo danh sách, thu ký nhận |
Mốc quan trọng nhất là mốc chốt mã bánh. Càng gần rằm, các mã bán chạy hết từ phía nhà sản xuất, và với đơn đại trà thì việc phải ghép hai mã khác nhau cho cùng một nhóm người nhận là điều nên tránh.
Gửi cho chúng tôi số đoàn viên, mức chi tối đa mỗi phần và ngày dự kiến phát quà, chúng tôi trả về danh sách mã bánh nằm trong mức đó của cả 8 hãng kèm báo giá trong ngày. Gọi hoặc Zalo 0975 400 143 (Ms. Thúy) và 0963 33 79 39 (Ms. Dung).
Nếu đơn vị có cả khối công nhân trực tiếp với số lượng lớn, phần tổ chức giao và chia hàng theo ca nằm trong bài quà Trung thu cho công nhân nhà máy.
