Ba nhóm người nhận cần ba giọng khác nhau

Khách hàng là người đang trả tiền cho sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty, nên lời chúc nên nghiêng về cảm ơn sự tin tưởng. Đối tác là bên đang hợp tác nên giọng thiên về sự trân trọng quan hệ lâu dài. Nhân viên là người trong nhà nên có thể ấm và gần hơn, không cần khách sáo. Dùng một câu chung cho cả ba nhóm là cách nhanh nhất khiến tấm thiệp trở thành thủ tục, và người nhận nhận ra ngay điều đó.

Thiệp chỉ đủ chỗ cho hai đến ba dòng

Thiệp đi kèm hộp bánh thường nhỏ, phần chữ đọc thoải mái chỉ khoảng hai đến ba dòng, cộng thêm dòng ký tên công ty. Viết dài hơn thì hoặc phải giảm cỡ chữ tới mức khó đọc, hoặc chữ tràn sát mép. Vì vậy nên viết bản nháp rồi cắt xuống còn một ý duy nhất, thay vì cố nhồi cả lời cảm ơn, lời chúc và lời mời hợp tác vào cùng một tấm.

Mẫu cho khách hàng

Giọng nên gọn, cảm ơn cụ thể chứ không chung chung. Ví dụ: "Cảm ơn Quý khách hàng đã đồng hành cùng chúng tôi trong suốt năm qua. Kính chúc Quý khách một mùa Trung thu đoàn viên và trọn vẹn." Hoặc ngắn hơn: "Chúc Quý khách hàng cùng gia đình một mùa Trung thu ấm áp. Trân trọng cảm ơn sự tin tưởng của Quý khách trong năm nay." Nếu số lượng khách hàng không quá lớn và có thể in tên riêng, một dòng nhắc đúng tên công ty người nhận có sức nặng hơn nhiều so với chữ "Quý khách hàng".

Mẫu cho đối tác

Giọng trang trọng hơn, nhấn vào quan hệ hợp tác. Ví dụ: "Nhân dịp Tết Trung thu, kính chúc Quý Công ty một mùa lễ an lành và một năm hợp tác thành công. Trân trọng." Hoặc: "Kính chúc Ban lãnh đạo và toàn thể Quý Công ty mùa Trung thu đoàn viên. Cảm ơn Quý Công ty đã đồng hành cùng chúng tôi trong thời gian qua." Với đối tác là tổ chức, nên chúc tới tổ chức chứ không chúc tới một cá nhân, trừ khi quà được gửi đích danh cho người đó.

Mẫu cho nhân viên

Giọng có thể ấm và ít khách sáo hơn. Ví dụ: "Chúc anh chị em và gia đình một mùa Trung thu thật vui. Cảm ơn cả nhà vì một năm cùng nhau cố gắng." Hoặc: "Một chút quà nhỏ gửi tới gia đình mình. Chúc cả nhà Trung thu đoàn viên, ấm áp." Nếu công ty có văn hoá xưng hô riêng, nên giữ đúng cách xưng hô đó thay vì đổi sang giọng công văn, vì nhân viên đọc ra ngay sự chênh lệch.

Ba lỗi hay gặp khi in thiệp hàng loạt

Lỗi thứ nhất là để nguyên chỗ trống cho tên người nhận rồi không kịp điền, dẫn tới thiệp có dấu ba chấm bỏ trống đến tay khách. Lỗi thứ hai là in sai tên hoặc sai chức danh của người nhận, phổ biến khi danh sách được sao chép qua nhiều bản. Lỗi thứ ba là dùng lại nguyên văn thiệp của mùa trước, điều mà khách hàng thân thiết thường nhận ra. Chốt danh sách tên sớm và đọc soát lại một lượt bởi người không viết bản gốc là cách rẻ nhất để tránh cả ba.

Thiệp riêng cần chốt cùng lúc với đơn hàng

Nếu công ty muốn thiệp in theo thiết kế riêng hoặc in kèm tên từng người nhận, phần này cần thời gian chuẩn bị tương tự như in logo lên hộp, nên phải trao đổi ngay từ khi chốt đơn chứ không bổ sung sau. Cách chuẩn bị file và các yếu tố ảnh hưởng tới chi phí nằm trong bài chi phí in logo doanh nghiệp lên hộp bánh trung thu, còn những gì cần hỏi rõ trước khi đặt nằm trong bài in logo doanh nghiệp lên hộp bánh trung thu.

Ai nên duyệt nội dung thiệp

Với thiệp gửi khách hàng và đối tác, nên để bộ phận trực tiếp làm việc với họ đọc lại trước khi in, vì đây là bộ phận biết rõ cách xưng hô nào phù hợp với từng bên. Với thiệp gửi nhân viên, một vòng đọc của phòng nhân sự thường đủ. Việc duyệt này nên làm trước khi gửi file đi in, không phải sau khi thiệp đã về.